社員と業務委託者の稼働データを一元管理し、給与・報酬計算と工数把握を効率化

01BEFORE

この企業の事業と、強み

この企業は、人材育成、営業代行、SNS運用代行、マーケティング支援、AI導入支援などを提供しています。社員に加えて、外部の業務委託の人材が、案件に参加する構成です。

業務の内容も働き方も多様なため、稼働のデータは、人ごと、案件ごとに異なる形で記録されがちです。

02PROBLEM

直面していた課題と、その本当の原因

勤務時間や作業時間を、別々のExcelで管理していました。その結果、同じ情報を何度も入力する二重入力、手作業の集計、集計ミス、工数の可視化の不足が発生していました。

現状の数値として、勤怠・工数の集計と、給与・報酬に関する月次の業務に、月に23時間がかかっていました。手作業が続く限り、ミスと時間の負担が残ります。

• 1見えていた課題二重入力・手作業の集計・集計ミス。
• 2一段奥の原因勤務時間・作業時間が、別々のExcelにある。
• 3真因データの入口が分かれ、集計が人の手に依存している。

03PROBLEM TREE

課題を掘り下げる

目に見える問題から、その原因、さらにその奥にある経営上の制約まで、順に掘り下げて整理しました。表面の症状に対処するだけでは、同じ問題が形を変えて戻ってくるためです。

• 1ミスが起きる二重入力と手作業の転記。

04STRATEGY

選んだ打ち手と、その理由

構想は、クラウドの管理システムを活用して、出勤、工数、作業の内容、管理のレポートを一元化することです。

計画の上で、月23時間から4時間への削減を見込んでいます。

05ALT

なぜこの打ち手か｜他の選択肢との比較

Excelの管理を続け、集計の担当者を増やす選択もあります。手間は人で吸収できますが、ミスと属人化は残ります。勤怠だけの専用ツールを入れる選択もありますが、案件別の工数や作業内容までは把握しにくい場合があります。

導入時には、入力のルールと、社員・業務委託者の区別を、先に決めておく必要があります。

06PURPOSE

重要な経営の知見｜勤怠管理の本質は、案件別の原価の把握

案件別の投入時間を把握することで、どの案件が利益を生んでいるかを分析できるようになります。

同じ売上の案件でも、投入した時間が違えば、利益は大きく変わります。案件別の工数が見えると、価格の見直し、受ける案件の選別、人員の配置の改善といった、経営の判断ができるようになります。事務作業の効率化が、収益の改善につながる経路です。

• 1経営の判断価格の見直し、案件の選別、人員配置。

07STAKEHOLDERS

関係者ごとに見る｜誰にとって何が変わるか

稼働データの一元管理は、複数の立場に影響します。

• 1社員勤務時間の記録の方法が変わる。
• 2業務委託者作業内容と時間の入力が必要になる場合がある。

08ACTION STEPS

実行に向けた段階（目標）

事業計画で整理された実行の順序を、段階として示します。時期や規模は、策定時点の想定です。

• 1項目の整理社員と業務委託者の項目を分けます。
• 2導入と周知入力のルールを共有します。

09DIAGNOSTIC QUESTIONS

自社に当てはめるときの問い

稼働データの管理を見直すときの問いです。

• 1稼働のデータは、いくつの場所にあるか二重入力の有無を確認します。
• 2社員と業務委託者を、どう区別しているか位置づけの違いに合わせて管理します。
• 3削減した時間を、何に使うか経営の判断への活用を決めます。

10POINT

読み方のポイント｜事務の効率化を、経営の情報に変える

事務の効率化は、時間の削減として語られがちですが、その時間の削減だけでは、収益は変わりません。この事例が示すのは、同じ入力から、工数の集計、管理レポート）が得られる、という構造です。

入力を一か所に集めると、情報の質が揃います。揃った情報は、経営の判断に使えます。事務の効率化を、経営の情報の整備として捉え直すと、システムの導入の価値が、時間の削減を超えて広がります。

11LEARNINGS

他社が学べること

データの入口が複数あると、集計のたびに人の手が必要になります。

ただし、社員と業務委託者の位置づけの違いは、システムで曖昧にしてはいけません。削減時間は目標値として扱い、削減した時間の使い道を決めて、価値につなげることが前提です。