複数Excelへ分散していた店舗出店情報を統合し、提案書・請求書の作成を自動化

01BEFORE

この企業の事業と、強み

この企業は、店舗の出店に必要な、物件の仲介、設備の販売、内装工事、資金調達に関する支援を、一体で提供しています。

出店の案件には、顧客、設備、施工会社、リース会社、金額、工期など、多くの情報が関わります。これらを一つの案件として管理し、顧客への提案や請求につなげる仕事です。

02PROBLEM

直面していた課題と、その本当の原因

案件に関する情報は、顧客のExcel、設備のExcel、施工会社のExcel、リース会社のExcelなど、別々のファイルに分散していました。

現状の業務は、案件の情報を入力し、複数のExcelを参照して、見積と提案書を作り、請求書を作成し、手作業で転記して確認する、という流れでした。真因は、同じ情報が、複数の場所に別々に存在し、人が橋渡しをしていることです。

• 1一段奥の原因案件の情報が、複数のExcelに分散している。
• 2真因同じ情報の橋渡しを、人の手作業が担っている。

03PROBLEM TREE

課題を掘り下げる

目に見える問題から、その原因、さらにその奥にある経営上の制約まで、順に掘り下げて整理しました。表面の症状に対処するだけでは、同じ問題が形を変えて戻ってくるためです。

• 1転記ミスが起きる同じ情報を複数のExcelに入力している。
• 2作業が属人化する情報の場所が分かる人に依存している。
• 3書類作成に時間がかかる手作業で転記・確認している。

04STRATEGY

選んだ打ち手と、その理由

構想は、案件の情報を一元管理し、提案書、請求書、管理資料を自動で生成することです。

重要な経営の知見は、業務の効率化とは、Excelをクラウドへ移すことではない、という点です。ファイルを置く場所を変えても、同じ情報を何度も入力する構造が残れば、手間とミスは減りません。同じ情報を一度だけ入力し、複数の書類に再利用する構造に変えることが、本質です。

05ALT

なぜこの打ち手か｜他の選択肢との比較

Excelを整理して、ルールを決めて使い続ける選択もあります。費用は小さいですが、同じ情報を複数のファイルに入力する構造は残ります。既存の業務ソフトを導入する選択もありますが、自社の業務の流れに合わない場合、運用に無理が生じます。

案件情報を一元管理し、書類を自動生成する選択は、構造そのものを変える方法です。導入前の現状の測定と、入力のルールの整備を先に行うことで、効果を確かめやすくなります。

06METRICS

効果指標｜実績値がない指標は、計測予定

効果を測る指標として、一案件あたりの転記の時間、提案書の作成時間、請求書の作成時間、訂正の件数、月間に処理できる案件数が挙げられます。

実績値がない指標は、計測予定として扱います。導入の前に、現状の値を測っておくことで、導入後の変化を、同じ基準で比べられます。測らないまま導入すると、効果があったのかどうかを、あとから確かめられません。

• 1転記時間一案件あたりの転記にかかる時間。
• 2提案書の作成時間一件あたりの時間。
• 3請求書の作成時間一件あたりの時間。
• 4訂正の件数書類の修正の回数。
• 5月間の処理案件数同じ人員で扱える案件の数。

07STAKEHOLDERS

関係者ごとに見る｜誰にとって何が変わるか

データの一元化は、複数の立場に影響します。

• 1営業・事務の担当者入力の方法が変わるが、転記と確認の手間が減る。
• 2施工会社・リース会社情報の受け渡しの方法が変わる場合がある。
• 3顧客書類の正確さと、提案の早さの面で影響を受ける。

08ACTION STEPS

実行に向けた段階（目標）

事業計画で整理された実行の順序を、段階として示します。時期や規模は、策定時点の想定です。

• 1現状の測定転記・作成時間と訂正件数を記録します。
• 2データ項目の設計案件の情報の項目を決めます。
• 3試行一部の書類で自動生成を試します。
• 4拡大と見直し全案件に広げ、指標を比べます。

09NOTE

補足｜データ項目の設計が、効果を左右する

案件データベースに、どの項目を持たせるかは、導入の効果を大きく左右します。項目が少なすぎれば書類が作れず、多すぎれば入力が負担になります。実際に作る書類（提案書・請求書・管理資料）から逆算して、必要な項目を決めると、無駄が少なくなります。

最初から完璧な項目を目指さず、よく使う書類から始めて、不足する項目を足していく進め方が、現場に定着しやすくなります。

10DIAGNOSTIC QUESTIONS

自社に当てはめるときの問い

業務の一元化を考えるときの問いです。

• 1同じ情報を、何か所に入力しているか二重入力の数を数えます。
• 2転記や訂正に、毎月何時間かけているか現状を測ります。
• 3書類は、どの情報から作られているか情報の再利用の可能性を探します。
• 4特定の担当者にしか分からない作業はないか属人化の箇所を探します。
• 5削減した時間を、何に使うか効果を価値にする方法を決めます。

11POINT

読み方のポイント｜ツールではなく、入力の構造を変える

業務を効率化しようとすると、新しいツールの導入に目が向きます。しかし、効果を決めるのは、ツールの機能より、情報の流れの構造です。同じ情報が、いくつの場所で、何度入力されているかを見ることが、効率化の出発点になります。

入力を一度に絞ることは、時間の削減だけでなく、情報の信頼性を高める効果もあります。複数の場所にある情報は、必ずどこかでずれます。一か所にあれば、ずれは生まれません。効率化と正確さは、同じ構造の改善から得られます。

12LEARNINGS

他社が学べること

業務の効率化は、ファイルの置き場所を変えることではなく、同じ情報を何度も入力する状態をなくすことです。入力を一度にして、書類や資料を自動で作る構造に変えると、時間とミスが減ります。

導入前に現状を測り、効果指標を決めておくこと。削減できた時間の使い道を決めること。この二つが、システムの導入を、実際の価値につなげます。