現場と事務の二重作業を見直し、AIを活用した業務管理へ。

01COMPANY

この企業の事業と、強み

この事業者は、造園、空間デザイン、施工、メンテナンスなどを行っています。現場での施工と、事務の管理の両方を、経営者や担当者が兼ねています。

造園から施工・メンテナンスまでを手掛ける、現場の幅広い対応力が強みです。

造園・空間デザインの案件を依頼する顧客で、対応できる案件数を増やすことが、事業の広がりにつながります。

02PROBLEM

直面していた課題と、その本当の原因

事業支援では、見積、案件の管理、発注、検収などの作業が分散していると整理されています。現場と事務の情報が分かれていると、同じ情報を何度も扱うことになり、担当者に作業が集中して、属人化も生じやすくなります。

03STRATEGY

選んだ打ち手と、その理由

事業支援では、案件情報の一元管理、見積作成の効率化、発注・検収の管理、現場と事務の情報連携を行う業務管理システムを導入し、業務フローの標準化と属人化の防止、対応案件数の拡大に向けた体制整備を図る方針が整理されています。AI活用も含めますが、導入そのものが目的ではなく、経営者や現場担当者の業務負荷を起点にシステム化の対象を整理します。

04ACTIONS

取り組みの具体像

構想には、案件情報の一元管理、見積の効率化、発注・検収の管理、現場と事務の情報連携が含まれています。AIが全作業を自律的に処理するといった機能は、確認されておらず、記載していません。

• 1案件情報の一元管理案件の情報、写真、図面、やり取りの履歴を、一か所にまとめます。誰が見ても同じ情報にたどり着ける状態にします。
• 2見積作成の効率化過去の案件の単価や数量を参照して、見積を素早く作ります。作成の時間が減ることで、顧客への回答も早まります。
• 3発注・検収管理材料や外注の発注と、納品後の検収を記録します。確認漏れと、請求の行き違いを防ぎます。
• 4現場と事務の情報連携現場で得た情報が、すぐ事務に伝わる流れにします。同じ情報を何度も入力する手間をなくします。
• 5AI活用を含む業務管理システムAIは、見積の補助や、記録の整理など、業務負荷の大きい部分に絞って使います。導入が目的ではなく、負荷を減らすための手段です。
• 6業務フローの標準化・属人化の防止担当者ごとに異なっていた手順を揃えます。特定の人に依存しない運営にします。
• 7対応案件数拡大に向けた体制整備事務の負担が減った分を、受けられる案件の数に変えます。経営者と現場担当者に、時間の余裕が生まれます。
• 8最初に確かめること造園・空間デザインの事例では、まず「現場施工と事務管理を兼ね、作業が分散している」という状況を、数字で確かめることから始めます。時間、件数、費用のうち、いちばん大きな制約になっているものを特定し、それが改善されたときに全体がどう変わるかを見ます。
• 9打ち手の見方「案件・見積・発注・検収の一元管理と業務フローを整理」という打ち手は、導入そのものが目的ではありません。導入の前に比べる基準（現状の数字）を決め、導入の後に同じ条件で測り直して、目標との差を確かめます。
• 10他の選択肢との比較同じ課題には、人員を増やす、外部に委託する、段階的に小さく試す、といった選択肢もあります。それぞれの費用、期間、リスクを同じ表に並べて比べると、この打ち手を選ぶ理由が明確になります。
• 11応用するときの問い自社に当てはめるときは、「現場施工と事務管理を兼ね、作業が分散している」に近い状況があるか、その状況の原因は人・設備・情報・販路のどこにあるか、改善した後に別の制約が現れないか、の三点を順に確かめます。

05VISION

この取り組みが目指す姿

支援した内容は、現場と事務の情報をつなぐ業務管理により、属人化を防ぎながら対応できる案件数を広げる体制の整備です。

06POINT

この事例から考えられること

AIの導入自体を目的にするのではなく、まず「どの業務に、誰が、どれだけ負担を感じているか」を整理し、そこからシステム化の対象を決めることが大切です。

システム化は、「何に最も時間を取られているか」を先に特定することから始めます。現場の担当者が日々使える操作の簡単さが、定着の鍵です。最初は見積と案件管理に絞って始め、使われ方を見ながら範囲を広げる進め方が確実です。